Проведено навчання з вивчення Інструкції з діловодства в судах

30 червня 2022 року секретарем судового засідання Піщанського  районного суду Яворською О. В. було проведено навчання для працівників апарату суду з вивчення положень Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 року  № 814,  що регулюють  заведення  в суді справи – замінника.

Зокрема, увагу присутніх було звернуто на те, що  справа-замінник заводиться на всі судові справи, що направляються за межі суду , зокрема, у випадках, направлення справи до експертних установ, слідчих органів тощо, крім випадків апеляційного/касаційного оскарження, направлення справи на узагальнення судової практики.

Справа-замінник формується за правилами Розділу VII Інструкції та має  містити: копії аркушів внутрішнього опису;  копії судових рішень у справі, засвідчені  в установленому порядку підписом судді (головуючого судді), а за його відсутності - одним із заступників голови суду або головою суду; копію документа, на підставі якого справу направлено за межі суду (ухвалу, запит тощо); копію супровідного листа з вихідними даними; документи у справі, які надійшли після її відправлення.

            Також зазначено, що  у разі направлення за межі суду справи, що не закінчена провадженням, справа-замінник зберігається у головуючого судді, а якщо справа, провадження у якій закінчено, -  в канцелярії (архіві) суду.

У справі-заміннику зберігаються всі документи, що надійшли до суду з моменту відправлення за межі суду після їх реєстрації в АСДС канцелярією та передані судді і до моменту повернення справи до суду.

Увагу присутніх було звернуто на те, що при поверненні справи до суду перевіряється наявність документів та їх відповідність опису,  а у випадку виявлення факту відсутності, пошкодження, заміни документів або перепідшивання справи працівники канцелярії мають скласти про це акт у двох примірниках та доповідають керівнику апарату суду. Один примірник вказаного акта підшивається до справи, другий надсилається до органу, від якого надійшла справа.

Після повернення судової справи до суду документи, які надійшли після її відправлення за межі суду (крім копій або тих що вже наявні у справі), вилучаються з справи-замінника та приєднуються до судової справи. Справа-замінник (у разі наявності в ньому документів після повернення матеріалів справи та вилучення з нього документів для приєднання до матеріалів судової справи) передається на зберіганні до архіву суду разом зі справою.