Інформація про перевірку ведення обліку, наповнення, своєчасність і повноту внесення до обліково-статистичних карток інформації по справам згідно передбачених програмою Д-3, пунктів та відповідність даних електронних обліково-статистичних карток матеріалам справ.
Мною, заступником керівника апарату суду Ключаром О.А. проведено перевірку повноти та правильності заповнення обліково-статистичних карток у программі КП «Д-3».
Перевіркою охоплено період січень – серпень 2013 року.
Результати перевірки свідчать про те, що до Піщанського районного суду за вказаний період 2011 року надійшло 1595 справ та матеріалів.
Метою даної перевірки є запровадження автоматичної побудови статистичної звітності про роботу суду.
В ході перевірки було проведено слідюючі ді спрямовані на:
- виявлення неповної чи недостовірної інформації щодо розгляду справ(проваджень, матеріалів),
- своєчасність та повноту внесення до обліково-статистичних карток інформації по справі згідно передбачених програмою «Д-3» пунктів, включно з усіма паспортними даними фізичної особи, ідентифікаційним номером, номером мобільного телефону, статтями Кримінального кодексу України, відомостями про злочин та призначеним покаранням, обраним щодо особи запобіжним заходом, кодом ЄДРПОУ та іншою обов’язковою інформацією,
- наявність відміток про оскарження в обліково-статистиних картках.
У Піщанському районному суді Вінницької області функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу «Д-3» інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність. Використання електронно цифрового підписууповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи.. Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги даного Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься. Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду.
З 01 січня 2011 року у Піщанському районному суді почала функціонувати система КП «ДЗС». Наказом голови суду призначено відповідальним за впровадження та застосування автоматизованої системи електронного документообігу головного спеціаліста з інформаційних технологій Ковалишина Р.В. та наділено його правами адміністратора автоматизованої системи документообігу суду для забезпечення її технічного функціонування, яка працює безпосередньо в суді.
З 27.02.2012 року Піщанський районний суд перейшов на використання нової комп’ютерної програми «Д-3», яка повністю замінює систему КП «ДЗС».
Усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду та підлягали розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, не пізніше наступного робочого дня передавалися для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.
Далі на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації здійснюється автоматичний розподіл судових справ. Автоматичний розподіл судових справ здійснюється у суді протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів, крім випадків, передбачених законодавством. Після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою, працівник канцелярії апарату суду на якого покладено обов’язок передачі судової справи, передає судову справу визначеному автоматизованою системою головуючому судді.
Після передачі справи для судового розгляду призначеному судді, системою документообігу КП «Д-3» всю подальшу інформацію щодо процесуальних дій та судових рішень вносять до автоматизованої системи помічники суддів та секретарі судових засідань. До справи приєднуються процесуальні документи, які по мірі важливості засвідчуються єдиним цифровим підписом відповідного судді та відправляються до Єдиного державного реєстру судових рішень. Заповнюються даними також електронні обліково-статистичні картки. В кримінальних справах картки на особу учасника справи об’єднуються з карткою досудового слідства, що надходить з обміну документами між інстанціями програмисистеми підтримки діловодства та засвідчуються цифровим підписом судді. Після розгляду справи заповнену обліково-статистичну картку переміщують до канцелярії суду, яку після перевірки передають до електронного архіву суду, з внесених даних з обліково-статистичних карток формується автоматизована звітність суду. Після внесмення усіх необхідних даних у цивільних справах та виконання вироків, постанов, ухвал у кримінальних електронні обліково-статистичні картки по справах відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах роздруковуються та групуються по категоріям справ та номерах проваджень.
Перед формуванням звітності за І півріччя 2013 року було проведено перевірку усік обліково-статистичних карток по усім категоріям справ.
Найтиповішим недоліком під час ведення обліково-статистичних карток є неповнота внесеної інформації, щодо фізичних осіб-учасників процесу (відсутність номера паспорта, ідентифікаційного номеру платника податків тощо). Також серед недоліків можна зазначити несвоєчасність переведення у «проєкт»(відповідно до програми) технологічних документів про призначення справ до розгляду, що спричиняло не відображення у обліково-статистичних картках дат призначення розгляду чи причин не розгляду справ.
Також під час автоматичного формування статистичних звітів було виявлено наступні помилки по заповненю обліково-статистичних карток у звіті 2-ц « Про розгляд справ у порядку цивільного судочинства»:
- невірно обліковувались справи окремого провадження, а саме розглянуті за участю народних засідателів( показники із розділу 4 графи 3 та рядку 26 довідки до звіту відповідно до ч.4 ст. 234 ЦПК України).
- у розділі 3 «Розгляд справ позовного провадження» в графах «пред’явлено до стягнення» та «присуджено до стягнення». За наявності показників у графі 6 «віз задоволенням позову» та граі 11 «пред’явлено до стягнення були відсутні показники в графі 12 «присуджено до стягнення» Вказана помилка виникла у зв’язку з тим, що в оліково-статистичних картках не було заповнено пункти «ціна позову» або «присуджено до стягнення».
Після перевірки усіх обліково статистичних карток та усунення виявлення недоліків було проведено автоматичну побудову статистичних звітів за І півріччя 2013 року. Автоматично сформовані звіти було перевірено як в автоматичному режимі засобами програми «Д-3» так і в ручному режимі на помилки. Оскільки інших помилок не було виявлено, автоматично сформовані звіти було направлено до територіального управління Держаної судової адміністрації у Вінницькій області для перевірки та направлення до ДСА України, із зазначенням виявлених недоліків під час формування звітів та перевірки карток у суді.
Отже, висновком є те, автоматична побудова статистичної звітності про роботу суду неможлива без повноцінного та правильного заповнення відповідними працівниками місцевого загального суду обліково-статистичних карток на справи(провадження).
Однак, не зважаючи на можливість автоматичної побудови статистичних звітів засобами програми КП Д-3», виявлено недоліки самої програми, які полягають у:
- несвоєчасному удосконаленні або заміні шаблонів для автоматичної побудови звітів працівниками ДП «ІСС». Шаблони звітів надсилаються судам або викладаються на ftp:/ сервері в день здачі або вже після здачі звітності до ТУ ДСА, що призводить до неодноразового переформовування та надсилання звітів до ТУ.
- деякі шаблони статистичних звітів містять помилки у формулах формування та контролю показників. Це призводить до неодноразових звернень до працівників ДП «ІСС» з метою внесення змін до відповідних шаблонів.
Слід зазначити, що працівники ДП «ІСС» під час звернення до них головним спеціалістом з інформаційних технологій Ковалишиним Р.В. з приводу виявлених проблем з роботою програм КП «Д-3» та СПД здійснюють допомогу у їх виправленні та надають роз’яснення по роботі зазначених програм.
Для організації та постійного контролю за внесенням даних до обліково-статистичних карток та КО автоматизованої ситеми документообігу «Д-3» було визначено відповідальним заступника керівника апарату Піщанського районного суду Ключар О.А.
_03_03.png)
